Van kleine inkjets tot lompe laserprinters, er zijn een hoop overwegingen te maken als je een printer wil kopen voor je onderneming.

Om je een handje te helpen hebben we een lijst gemaakt met factoren waar je rekening mee kan houden bij het kopen van een printer.
In deze handleiding bespreken we waar je naar moet kijken bij het aanschaffen van een printer voor je onderneming, van printertype en leasemogelijkheden tot gebruikskosten en gebruikscyclus.

1. Inkjet vs laser

Inkjetprinters kunnen ontzettend gedetailleerd, kwalitatief hoogstaand in kleur afdrukken. Dit is ideaal voor ondernemingen die kleine hoeveelheden, maar goede kwaliteit afdrukken.

Laserprinters zijn aanzienlijk sneller dan inkjetprinters en printen documenten in zwart-wit duidelijker. Maar, door de manier van printen (met tonerpoeder) is de laserprinter minder goed in kwalitatief goed kleurenprinten dan de inkjet. Dit type printer past beter bij een groot bedrijf waar grote hoeveelheden in zwart-wit afgedrukt moeten worden.

2. Stand-alone versus multifunctioneel

Bij het kiezen tussen een simpele stand-alone-printer of een multifunctioneel kopieerapparaat met allerlei toeters en bellen, geven de grootte van je bedrijf en het type bedrijf uiteindelijk de doorslag.

Multifunctionele printers kunnen scannen, faxen, kopiëren en printen en zijn in eerste instantie duurder, maar nemen de last van verschillende apparaten weg (al hebben sommige kopieerapparaten natuurlijk niet alle verschillende functies).

Een stand-alone-printer kan een enkele taak heel goed, en kan daarmee de juiste keuze zijn voor kleinere bedrijven. Dit kost vele malen minder dan wanneer ze een groter apparaat met praktisch overbodige functies zouden kopen.

3. Leasen versus kopen

Door de aantrekkelijke initiële kosten inclusief toners en onderhoud kan het leasen van een printer een goede optie zijn als je onderneming veel printers heeft en er massaal geprint wordt.

Als het past binnen het bedrijf is een printer leasen zeker het overwegen waard om gebruik te maken van de managed printing services die bedoeld is om vervelende printerproblemen op te lossen.

Een van de problemen met leasen is dat je een contract moet tekenen dat jaren kan gelden. Ook al stop je met het gebruiken van het apparaat, je moet er nog steeds voor betalen.
Dus, afhangend van je businessmodel kan een geleasede printer je meer kosten op de lange termijn, als je kijkt naar hoeveel het apparaat gebruikt wordt en hoeveel papier er doorheen gaat. Aan de andere kant heb je met een geleasede printer het voordeel van printerupgrades tijdens je contractperiode en zo kan je juist heel goedkoop uit zijn ten opzichte van gewoon een printer kopen.

Bedrijven als HP hebben een tijdje geleden managed print services op de markt gebracht gericht op bedrijven van verschillende grootte.

4. Gebruikskosten en printcyclus

Omdat de gebruikskosten soms ver boven de initiële kosten uitstijgen, is het van essentieel belang om het een schatting van het zakelijke gebruik en de gebruikskosten te maken voor elke printer om tot de totale kosten van het kopen van een printer te komen.

Het uitprinten van zwart-witte tekst met hoge densiteit of een kleurrijke afbeelding dragen samen met het aantal afdrukken per cartridge bij aan de gebruikskosten.

Om de kosten per pagina en het inktgebruik uit te rekenen moet je de prijs van de inkt- of tonercartridge delen door het aantal afdrukken dat er (volgens de producent) mee gemaakt kan worden. Deze som moet je als grove schatting zien omdat veel producenten uitgaan van vijf procent van de pagina bedekken met inkt terwijl dat voor sommigen niet klopt.

5. Printsnelheid en stijl

Bij de meeste printers is de prestatie in de praktijk vaak minder dan wat er in de handleiding van de producent staat. Om een realistisch beeld te krijgen is het verstandig om reviews van onafhankelijke gebruikers op te zoeken. Hiermee krijg je als het goed is een duidelijke indruk van paginasnelheden. Als je vaak direct vanaf camera's of andere apparaten print, controleer dan of de printer van jouw keuze alle relevante USB-aansluitingen en plek voor alle geheugenkaarten heeft.

Bovendien, als je ervan houdt om dubbelzijdig te printen moet je er goed op letten dat de printers dit kunnen. Deze functie zit vaak op laserprinters (en werkt daar ook makkelijker op).

6. 3D-printen

Een 3D-printer kopen is een investering op de lange termijn. De initiële kosten zijn hoog maar voor de juiste onderneming kan het een waardevolle investering zijn in de toekomst.

Sommige 3D-printers kosten een paar duizend euro, relatief betaalbaar voor een onderneming die toegewijd is aan de technologie van de toekomst. Maar, net als bij de meeste dingen, zitten er wat beperkingen op de goedkopere modellen. Sommige goedkope 3D-printers kunnen alleen bepaalde soorten plastic gebruiken en vaak maar een kleur, dus als je 3D-print-outs wil gebruiken kan het het waard zijn om een kwalitatief beter, duurder model aan te schaffen.